Implementación del Software AtoM en el Archivo de la Dirección Nacional de Vialidad del Ministerio de Transporte y Obras Públicas

Abstract

El presente trabajo final de grado tiene como propósito la propuesta de implementación del software libre AtoM en el Archivo de la Dirección Nacional de Vialidad, en el Ministerio de Transporte y Obras Públicas. Como objetivo general se plantea aplicar una herramienta descriptiva que facilite el acceso y la difusión de la información de manera ágil, eficiente y oportuna respecto de las Licitaciones Públicas del Archivo de la Dirección Nacional de Vialidad, generando una descripción normalizada sirviéndose de la Norma Uruguaya de Descripción Archivística (NUDA). Los objetivos específicos delineados permitieron realizar una identificación institucional y de las series que se desprenden a partir del proceso de licitaciones, generando una descripción archivística utilizando un software libre para ello. Para su desarrollo se emplea una metodología de investigación cualitativa, mediante un muestreo no probabilístico de la documentación. De acuerdo al trabajo de campo realizado se obtuvo como resultado la aplicación de un formulario de identificación y valoración de series, identificación de la documentación generada y la aplicación de una herramienta de descripción (software AtoM) que mejor se ajustaba a las necesidades y realidad de la institución. Se logró la identificación, conservación, ordenación y descripción de las series en el software. Todo esto ha permitido un entendimiento completo del contenido de los documentos que componen el archivo, asegurando que los usuarios puedan acceder a la información de forma rápida y precisa. Por último, se establecieron recomendaciones para un trabajo archivístico continuo, permitiendo una transparencia activa mediante la posibilidad de publicar en el sitio web del Ministerio las descripciones de los documentos, para la consulta de todos los ciudadanos.

The purpose of this final degree project is to propose the implementation of the free software AtoM in the Archive of the National Directorate of Roads, in the Ministry of Transport and Public Works. The general objective is to apply a descriptive tool that facilitates the access and dissemination of information in an agile, efficient and timely manner regarding Public Tenders in the Archive of the National Directorate of Roads, generating a standardized description using the Uruguayan Standard of Archival Description (NUDA). The specific objectives outlined allowed for an institutional identification and for the series that emerged from the bidding process, generating an archival description using free software for this purpose. For its development, a qualitative research methodology was used, through a non-probabilistic sampling of the documentation. According to the field work carried out, the result was the application of a form for the identification and evaluation of series, identification of the generated documentation and the application of a description tool (AtoM software) that best fit the needs and reality of the institution. The identification, conservation, ordering and description of the series in the software was achieved. All this has allowed a complete understanding of the content of the documents that make up the archive, ensuring that users can access the information quickly and accurately. Finally, recommendations were established for continuous archival work, allowing active transparency through the possibility of publishing the descriptions of the documents on the Ministry's website, for consultation by all citizens.