Una aproximación a la gestión de datos sensibles en archivos personales en Uruguay

Abstract

Los archivos personales concentran documentación de la esfera privada de los sujetos, dentro de la cual puede detectarse información de carácter sensible. En este contexto, la presente investigación explora, por un lado, el estado actual de la normativa nacional en relación al tratamiento de datos sensibles y su inserción en la realidad de los fondos personales, y por otro, las prácticas y experiencias de profesionales en la gestión de este tipo de información, así como las principales tendencias internacionales en la materia. A partir de un diseño metodológico cualitativo, se implementan herramientas como la entrevista, el sondeo de opinión a profesionales y el análisis documental para distinguir los principales puntos de discusión y elaborar, a partir de ellos, recomendaciones de buenas prácticas. Se concluye la necesidad de formalizar procedimientos de actuación a nivel institucional de cara a la adquisición de este tipo de fondos que establezcan criterios en cuanto a posibles plazos de reserva, metodología a implementar en caso de detección de documentos con datos sensibles y rol del donante-heredero en el proceso. Asimismo, se sugiere una revisión y actualización de la normativa vigente hacia una legislación que contemple el valor secundario de la documentación archivística y, en especial, el caso de la información sensible potencialmente incluída en esta.

Personal archives gather documentation related to individuals' private domains, which may include sensitive information. This research examines the current national legal framework on sensitive data handling and their relevance to personal archives. It also analyses the practices and experiences of professionals in managing such information, alongside international trends in this area. A qualitative research design was employed, using interviews, opinion surveys of professionals, and document analysis to identify key discussion points and develop best practice recommendations. The findings highlight the need for institutional guidelines on the acquisition of personal archives, including procedures for closure periods, methods for addressing documents with sensitive data, and the involvement of donors or heirs. A revision of existing legislation is also proposed to address the secondary value of archival records, particularly those containing sensitive information.