Optimización de los procesos sobre la documentación referida a las atribuciones delegadas y acuerdos del Poder Ejecutivo en el Ministerio de Transporte y Obras Públicas del Uruguay

Abstract

El presente proyecto de investigación se basa en el proceso de digitalización e implementación de una herramienta de búsqueda para optimizar la recuperación de información del Ministerio de Transporte y Obras Públicas y, particularmente, la proveniente de las atribuciones delegadas y los acuerdos del Poder Ejecutivo del Archivo de esta Secretaría de Estado. El objetivo principal de la investigación es el análisis del ingreso de la información contenida en la documentación, en un software para su rápida recuperación ya que dicha información no se encuentra ingresada en ninguna base de datos y así brindar la información con eficiencia y eficacia, mejorando el acceso a la misma, garantizando el derecha al ciudadano, mejorando los plazos de respuesta, reduciendo las gastos de impresiones y fotocopiados además de evitar la manipulación excesiva en los originales. Se propone la implementación del Software libre Resource Space, ya que luego de estudiar las opciones de los distintos softwares disponibles se concluye que este es el que brinda con más celeridad la información requerida por los profesionales del Archivo. Con la implementación de la herramienta de trabajo propuesta se contribuye a mejorar el desarrollo de las actividades, brindando un servicio de calidad a los usuarios del Archivo; cumpliendo así con una de las tareas principales del archivo que es servir a los usuarios de manera eficaz y eficiente. A la fecha hay ingresada documentación del año 1972 hasta 1976, se han hecho simulacro de consultas pudiendo comprobar que la información ha sido localizada de forma efectiva y rápida, acortando los tiempos de espera y localizando la información solicitada, cumpliendo así con los objetivos planteados.

This research project is based on the digitization process and implementation of a search tool to optimize the recovery of information from the Ministry of Transport and Public Works and, particularly, that coming from the delegated powers and agreements of the Executive Power of the Archive. of this Secretary of State. The main objective of the investigation is the analysis of the entry of the information contained in the documentation, in a software for its rapid recovery since said information is not entered in any database and thus provide the information efficiently and effectively, improving access to it, guaranteeing the citizen's right, improving response times, reducing printing and photocopying costs, as well as avoiding excessive manipulation of the originals. The implementation of the free Resource Space Software is proposed, since after studying the options of the different available software, it is concluded that this is the one that provides the information required by Archive professionals more quickly. With the implementation of the proposed work tool, it contributes to improve the development of activities, providing a quality service to the users of the Archive; thus fulfilling one of the main tasks of the archive, which is to serve users effectively and efficiently. To date, documentation from 1972 to 1976 has been entered, mock consultations have been carried out, verifying that the information has been located effectively and quickly, shortening waiting times and locating the requested information, thus fulfilling the objectives set.